Como reduzir os custos operacionais de TI

A área de TI é fundamental para toda a cadeia de produção de uma empresa. E um dos maiores desafios dos gestores é equilibrar os custos do departamento ao orçamento geral da companhia.

Considerando o papel estratégico do setor dentro das organizações, a redução de custos operacionais de TI contribui não só para dar aquele alívio no orçamento, mas também para otimizar e aumentar a produtividade do setor. 

Com um pouco de organização e usando a tecnologia ao seu favor é possível fazer isso sem perder a qualidade de entrega da área. Quer saber como? Continue a leitura!

Observe os gastos com os softwares usados

No dia a dia da organização é comum que alguns detalhes passem batido, entre eles, a identificação de uso de softwares usados na empresa.

Pode parecer bobagem, mas o não mapeamento dessas licenças além de poder gerar maiores custos, ainda compromete todo o trabalho. Para evitar esse problema, cheque com certa periodicidade as licenças ativas dos softwares que fazem parte da rotina do trabalho e se existe alguma licença ativa de programas que não são usados.

Uma forma de começar a fazer isso é montar um inventário com esses programas e suas respectivas datas de pagamento, o que tornará o dia a dia mais organizado e evitará prejuízos. 

Outra vantagem de fazer esse mapeamento é que é sempre possível rever os processos, como por exemplo, observar se algum software pode ser substituído ou se será preciso adquirir uma nova ferramenta.

Automatize as tarefas

Além de tornar a rotina das empresas bem mais ágeis, e, consequentemente reduzir as chances de erro, investir em automação contribui para manter a organização competitiva no mercado. 

Ao automatizar, a empresa é capaz de diminuir os retrabalhos e o uso dos recursos, fora que torna o trabalho mais dinâmico, organizado e padronizado, e ainda economiza tempo.

Outra vantagem de apostar na automação é a facilidade de rastrear possíveis falhas de maneira mais precisa e ainda agregar mais confiabilidade e excelência nas tarefas.

Faça integração entre as soluções

Integrar as soluções torna o processo de trabalho de TI bem mais simples e dinâmico e ainda permite que os usuários explorem todo o potencial das ferramentas disponíveis.

Monitore com frequência

Um velho ditado popular diz que prevenir é melhor do que remediar e isso também se aplica quando se fala em reduzir os gastos com operações de TI. 

Muitos gastos poderiam ser evitados se houvesse um constante monitoramento da infraestrutura e do gerenciamento das tarefas.  

Mantenha as manutenções dos equipamentos em dia

Quando se fala em corte de custos, a primeira ideia mais comum é o corte de pessoal e de ferramentas. No entanto, esse é um erro de principiante e que pode acabar custando ainda mais caro para a organização, que precisará fazer um novo remanejo de tarefas e funções. 

Entretanto, é só olhar com um pouco mais de calma para todo o contexto que a resposta pode estar mais perto do que se imagina: observar o funcionamento dos equipamentos disponíveis. 

Equipamentos mal cuidados ou muito antigos podem apresentar um desempenho bastante baixo, ter um processamento demorado e tudo isso impacta em toda a operação da empresa, que perde em qualidade, além de que pode até afetar a segurança dos dados da companhia. 

Por isso, mantenha sempre os sistemas atualizados e não deixe de programar manutenções preventivas, pois isso além de garantir o bom funcionamento das máquinas, aumenta a vida útil delas. 

Invista em treinamento para a equipe

As ferramentas podem contribuir em muito para diminuir os custos operacionais em TI, mas vamos ser sinceros, elas não funcionam sozinhas. Assim, contar com uma equipe qualificada é um ponto-chave. 

Colaboradores bem treinados são capazes de produzir bem mais, em menos tempo e com menores chances de erros, o que consequentemente aumenta a qualidade das tarefas e claro, a lucratividade da organização. 

Defina indicadores de desempenho

Tendo as ferramentas certas e uma equipe bem treinada, vale a pena pensar em indicadores de desempenho. Com elas é bem mais fácil acompanhar o andamento da gestão e entender se as coisas estão saindo conforme o planejado e do jeito correto.

Estabelecer os indicadores também ajuda a visualizar o macro das operações e assim entender e atacar o problema de forma mais assertiva.

Reveja as despesas em telecomunicações

As comunicações internas têm um peso fundamental no gasto corporativo. Por isso, investir na digitalização dos sistemas de comunicação é a forma mais eficaz para facilitar os contatos com parceiros, clientes, fornecedores e colaboradores.

Assim, ao invés de telefones fixos, aposte em serviços de VoIP, que são gratuitos. E-mail, videochamadas e ferramentas de gestão de projetos, como Trello ou Slack, também podem ser adotadas para otimizar a comunicação da empresa e ainda economizam, já que podem ser feitas remotamente. 

Terceirize alguns serviços

Nós já falamos o quanto contar com a automação é fundamental e pode ser um divisor de águas tanto do ponto de vista dos processos diários, quanto do impacto no bolso, certo?

Mas isso não significa que sua equipe precisa estar presa a todas as demandas que acontecem. Ao terceirizar alguns serviços, é possível economizar e ainda ter a chance de trabalhar com profissionais altamente qualificados e fazer uma troca valiosa, sem gastar tanto para isso.

E engana-se quem pensa que só empresas grandes devem terceirizar alguns serviços, pequenas e médias empresas podem e devem olhar para essa opção como uma estratégia para dinamizar os processos internos.

O segredo aqui é fazer uma boa pesquisa de mercado e buscar referências para contratar bons profissionais por um ótimo custo-benefício. 

Escolha os servidores certos

A escolha dos servidores é crucial para a produtividade das operações de TI. Uma boa lógica é se lembrar que nem sempre quantidade significa qualidade. Desta forma, ao invés de adotar vários servidores fracos, invista em poucos servidores, porém mais potentes.

E se precisar daquela mãozinha para te ajudar nesse processo, conte conosco, somos especialistas e oferecemos diversas soluções para servidores. Acesse o nosso site e confira nosso portfólio de soluções.